AkiClock is a time-clock app for employees, developed and operated by Spacefox Electronics, Inc. (“SpaceFox”, “we”), owner of the AkiTrack brand. Employees use it to clock in and out of their workday for the company they work for.
AkiClock is used by companies (“the employer”) to record their employees’ working time. The employer is the controller of the employee’s personal data and decides how it is used. SpaceFox acts as a service provider (processor): it stores and processes the data only to provide the service and only on the employer’s instructions. Accounts are created by the employer; the app cannot be used without an access code provided by the employer.
To record attendance and working hours; to calculate hours worked for payroll; to verify that each clock-in is made by the employee, at the workplace; to prevent fraud; and to comply with labor and tax obligations. The data is not sold, rented or shared for advertising, and the app contains no ads or third-party analytics.
A facial image can be sensitive or biometric data. Consent to the selfie is separate and optional; refusing it has no consequence, and the employee clocks in without a photo. AkiClock does not create facial templates or face-geometry scans: photos are only reviewed by people authorized by the employer and are deleted automatically after the retention period set by the employer (90 days by default). Consent can be withdrawn at any time.
Data is shared only with the employer that registered the employee. It is hosted on Microsoft Azure servers, which may be in the United States or other countries. All communication between the app and the servers is encrypted (HTTPS). We do not share data with third parties except when required by law.
Working-time records are kept while the employment lasts and afterwards for the period required by applicable labor and tax laws. Selfies are deleted after the employer’s retention period. To access, correct or delete your data, contact your employer’s Human Resources department or write to fernando@spacefox.us; we will forward the request to your employer and help them fulfill it.
Depending on where you live and work, laws such as the EU and UK GDPR, the California CCPA/CPRA, Brazil’s LGPD, Colombia’s Law 1581 or Mexico’s LFPDPPP give you rights to know, access, correct and delete your data, to withdraw consent, to object to certain uses, and to complain to your data protection authority. No one may retaliate against you for exercising them.
AkiClock is a workplace app intended for adults. It is not directed to children.
If this policy changes, we will publish the new version here. Material changes to what the app collects are also shown in the app, which asks for consent again.
Spacefox Electronics, Inc.
www.akitrack.com · fernando@spacefox.us · Miami, FL 33128, United States
AkiClock es una app de marcación de jornada para empleados, desarrollada y operada por Spacefox Electronics, Inc. (“SpaceFox”, “nosotros”), titular de la marca AkiTrack. Los colaboradores la usan para marcar el inicio y el fin de su jornada en la empresa donde trabajan.
AkiClock la usan empresas (“el empleador”) para registrar la jornada de sus colaboradores. El empleador es el responsable de los datos personales del colaborador y decide cómo se usan. SpaceFox actúa como proveedor de servicios (encargado): guarda y procesa los datos solo para prestar el servicio y solo según las instrucciones del empleador. Las cuentas las crea el empleador; la app no se puede usar sin el código de acceso que él entrega.
Para registrar la asistencia y las horas trabajadas; calcular la nómina; verificar que cada marcación la hace el colaborador, en su sitio de trabajo; prevenir fraudes, y cumplir obligaciones laborales y tributarias. Los datos no se venden, no se alquilan ni se usan para publicidad, y la app no tiene anuncios ni analítica de terceros.
La imagen del rostro puede ser un dato sensible o biométrico. Su autorización es aparte y opcional; negarse no tiene consecuencias y el colaborador marca sin foto. AkiClock no crea plantillas faciales ni mediciones de la geometría del rostro: las fotos solo las revisan personas autorizadas por el empleador y se borran solas al vencer el plazo que él fija (90 días por defecto). La autorización se puede retirar en cualquier momento.
Solo con el empleador que registró al colaborador. Se alojan en servidores de Microsoft Azure, que pueden estar en Estados Unidos o en otros países. Toda la comunicación entre la app y los servidores va cifrada (HTTPS). No compartimos datos con terceros salvo cuando lo exige la ley.
Los registros de jornada se conservan mientras dura la relación laboral y después por el plazo que exijan las leyes laborales y tributarias. Las selfies se borran al vencer el plazo del empleador. Para conocer, corregir o eliminar tus datos, escribe a Recursos Humanos de tu empresa o a fernando@spacefox.us; trasladaremos la solicitud a tu empleador y lo ayudaremos a atenderla.
Según dónde vivas y trabajes, leyes como el RGPD de la UE y el Reino Unido, la CCPA/CPRA de California, la LGPD de Brasil, la Ley 1581 de Colombia o la LFPDPPP de México te dan derecho a conocer, acceder, corregir y eliminar tus datos, retirar tu autorización, oponerte a ciertos usos y presentar una queja ante la autoridad de protección de datos. Nadie puede tomar represalias por ejercerlos.
AkiClock es una app de trabajo para adultos. No está dirigida a menores.
Si esta política cambia, publicaremos aquí la nueva versión. Los cambios importantes en lo que recoge la app también se muestran en ella, que vuelve a pedir la autorización.
Spacefox Electronics, Inc.
www.akitrack.com · fernando@spacefox.us · Miami, FL 33128, Estados Unidos